Εισαγωγή Υπαλλήλου

Για την εισαγωγή ενός υπαλλήλου, θα πρέπει να συνδεθείτε στην εφαρμογή (https://hr.apografi.gov.gr) και να επιλέξετε "Εισαγωγή Υπαλλήλων":

Αφορά όλες τις περιπτώσεις εισαγωγής είτε αυτές αφορούν νέους διορισμούς είτε μετακινήσεις, μετατάξεις και μεταφορές από άλλους φορείς.


Στην επόμενη οθόνη επιλέγουμε:

Νέα πρόσληψη (Επιλέγουμε νέα πρόσληψη για κάθε νέο απασχολούμενο που θέλουμε να εντάξουμε στο φορέα μας, είτε πρόκειται για νέα πρόσληψη χωρίς εγκριτική απόφαση, είτε πρόκειται για νέα σύμβαση που συνάπτεται με τον απασχολούμενο, είτε πρόκειται για την εισαγωγή προσώπων που είναι υπό πρόσληψη / διορισμό και χρειάζεται να εκδώσουμε τη βεβαίωση εγγραφής στο μητρώο που προβλέπεται στην παρ. 9 του άρθρου 49 του Ν.3943/2011, καθώς και τη βεβαίωση της παρ. 10 του ίδιου άρθρου και νόμου προκειμένου να δημοσιευθεί η πράξη διορισμού ή πρόσληψης στο ΦΕΚ.

Επιλέγουμε πρόσληψη με προσδιορισμό ΑΦΜ και Επωνύμου για εισαγωγή ενός απασχολούμενου.

Στην επόμενη οθόνη επιλέγουμε την εργασιακή σχέση του υπαλλήλου.

Ανάλογα με το είδος της εργασιακής σχέσης που έχουμε επιλέξει στην προηγούμενη οθόνη συμπληρώνουμε τα ανάλογα πεδία που εμφανίζονται ανά περίπτωση. Για:

Τακτικό προσωπικό με απόφαση κατανομής (για βεβαιώσεις μητρώου και δημοσίευση):

  • ΑΦΜ
  • ΕΠΩΝΥΜΟ
  • ΟΝΟΜΑ
  • ΠΑΤΡΩΝΥΜΟ
  • ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΣΧΕΣΗ (Είναι προεπιλεγμένη με βάση την αρχική σας επιλογή εισαγωγής)
  • Απόφαση Κατανομής (Πατάμε  Επιλογή από λίστα και αναζητούμε την κατανομή όπως αυτή περιγράφεται στο σχετικό υπόδειγμα)
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία εισάγουμε τον απασχολούμενο)

Στη συνέχεια και πριν την ολοκλήρωση της εισαγωγής του υπαλλήλου για τον επικείμενο  διορισμό του δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης της βεβαίωσης πατώντας «Εκτύπωση Βεβαίωσης».

Κατά την έξοδο σας ο υπάλληλος τίθεται «υπό πρόσληψη» και δεν εμφανίζεται στη διαχείριση του προσωπικού σας αλλά στην εφαρμογή «Προσλήψεις». Για την ολοκλήρωση της πρόσληψης ακολουθήστε της οδηγίες όπως αυτές ορίζονται στην εφαρμογή «Προσλήψεις».

 Έκτακτο προσωπικό με εγκριτική απόφαση: (για βεβαιώσεις μητρώου και δημοσίευση).

  • ΑΦΜ
  • ΕΠΩΝΥΜΟ
  • ΟΝΟΜΑ
  • ΠΑΤΡΩΝΥΜΟ
  • ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΣΧΕΣΗ (Είναι προεπιλεγμένη με βάση την αρχική σας επιλογή εισαγωγής).
  • Εγκριτική Απόφαση (Πατάμε  Επιλογή από λίστα και αναζητούμε την εγκριτική απόφαση  όπως αυτή περιγράφεται στο σχετικό υπόδειγμα).
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία προσθέτουμε τον απασχολούμενο).

Στη συνέχεια και πριν την ολοκλήρωση της εισαγωγής του υπαλλήλου για τον επικείμενο  διορισμό του δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης της βεβαίωσης πατώντας «Εκτύπωση Βεβαίωσης».

Στη συνέχεια επιλέγουμε:

Επιλέγουμε «Ολοκλήρωση Πρόσληψης» για τις περιπτώσεις που ο υπάλληλος αναλαμβάνει άμεσα υπηρεσία. Στην περίπτωση αυτή καλείστε να συμπληρώσετε την κατηγορία προσωπικού, την ημερομηνία διορισμού και την ημερομηνία λήξης της σύμβασης καθώς τα στοιχεία της καρτέλας του υπαλλήλου. Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας πατάμε «Ενημέρωση Στοιχείων Υπαλλήλου». Ο υπάλληλος έχει προστεθεί πλέον στο δυναμικό του φορέα σας.

Επιλέγουμε «Έξοδος» για τις περιπτώσεις που ο υπάλληλος δεν αναλαμβάνει άμεσα υπηρεσία, αλλά πρόκειται να αναλάβει υπηρεσία μελλοντικά κατόπιν κάποιας άλλης ενέργειας π.χ μετά την έκδοση του ΦΕΚ διορισμού. Κατά την έξοδο σας ο υπάλληλος τίθεται «υπό πρόσληψη» και δεν εμφανίζεται στη διαχείριση του προσωπικού σας αλλά στην εφαρμογή «Προσλήψεις». Για την ολοκλήρωση της πρόσληψης ακολουθήστε της οδηγίες όπως αυτές ορίζονται στην εφαρμογή «Προσλήψεις».

Έκτακτο προσωπικό χωρίς εγκριτική απόφαση:

  • ΑΦΜ
  • ΕΠΩΝΥΜΟ
  • ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΣΧΕΣΗ (Είναι προεπιλεγμένη με βάση την αρχική σας επιλογή εισαγωγής).
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία προσθέτουμε τον απασχολούμενο).
  • Κατηγορία Προσωπικού 
  • Ημερομηνία διορισμού / Πρόσληψης ( Έναρξη Θητείας ή Σύμβασης Εργασίας)

Κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής καλείστε να συμπληρώσετε τα στοιχεία της καρτέλας του υπαλλήλου. Τέλος, πατάμε «Ενημέρωση Στοιχείων Υπαλλήλου». Ο υπάλληλος έχει προστεθεί πλέον στο δυναμικό του φορέα σας.

Πρόσληψη  πολλαπλών υπαλλήλων μέσω αρχείου Excel

Επιλέγουμε πρόσληψη πολλαπλών υπαλλήλων μέσω αρχείου Excel για εισαγωγή πολλών απασχολούμενων.

Στην επόμενη οθόνη επιλέγουμε την εργασιακή σχέση των υπαλλήλων.

Ανάλογα με το είδος της εργασιακής σχέσης που έχουμε επιλέξει στην προηγούμενη οθόνη συμπληρώνουμε τα πεδία που εμφανίζονται ανά περίπτωση. Για:

Τακτικό προσωπικό με απόφαση κατανομής (για βεβαιώσεις μητρώου και δημοσίευση):

  • Εργασιακή Σχέση (Είναι προεπιλεγμένη με βάση τη αρχική σας επιλογή εισαγωγής)
  • Απόφαση Κατανομής ( Πατάμε  Επιλογή από λίστα και αναζητούμε την κατανομή όπως αυτή περιγράφεται στο σχετικό υπόδειγμα)
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία εισάγουμε τον απασχολούμενο)

Πατάμε «Αναζήτηση» για να επιλέξουμε από τον υπολογιστή μας το αρχείο excel το οποίο περιέχει τα στοιχεία των υπαλλήλων που θέλουμε να εισάγουμε. Να σημειωθεί ότι τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να αφορούν υπαλλήλους που έχουν την ίδια εργασιακή σχέση με αυτή που έχουμε επιλέξει στην προηγούμενη οθόνη καθώς και να υπάγονται στην ίδια απόφαση κατανομής και αιτιολογία εισαγωγής που έχουμε επιλέξει. 

Κατά την φόρτωση του αρχείου γίνεται έλεγχος για τις διαθέσιμες θέσεις της απόφασης κατανομής καθώς και για πιθανά σφάλματα (π.χ. ο υπάλληλος ανήκει ήδη στη ΔΠ, ο ΑΦΜ υπάγεται και σε άλλη απόφαση κατανομής, ο ΑΦΜ δεν βρέθηκε στο μητρώο κ.λ.π). Η εφαρμογή ενημερώνει τελικά ποιοι θα προστεθούν στο σύστημα ως Εκκρεμείς Προσλήψεις.

Κατά την έξοδο σας οι υπάλληλοι τίθενται σε υπό πρόσληψη και δεν εμφανίζονται στη διαχείριση του προσωπικού σας αλλά στην εφαρμογή «Προσλήψεις». Για την ολοκλήρωση των προσλήψεων ακολουθήστε της οδηγίες όπως αυτές ορίζονται στην εφαρμογή «Προσλήψεις».

Έκτακτο προσωπικό με εγκριτική απόφαση: (για βεβαιώσεις μητρώου και δημοσίευση)

  • ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΣΧΕΣΗ (Είναι προεπιλεγμένη με βάση την αρχική σας επιλογή εισαγωγής)
  • Εγκριτική Απόφαση ( Πατάμε  Επιλογή από λίστα και αναζητούμε την εγκριτική απόφαση  όπως αυτή περιγράφεται στο σχετικό υπόδειγμα)
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία προσθέτουμε τους απασχολούμενους)

Πατάμε «Αναζήτηση» για να επιλέξουμε από τον υπολογιστή μας το αρχείο excel το οποίο περιέχει τα στοιχεία των υπαλλήλων που θέλουμε να εισάγουμε. Να σημειωθεί ότι τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να αφορούν υπαλλήλους που έχουν την ίδια εργασιακή σχέση με αυτή που έχουμε επιλέξει στην προηγούμενη οθόνη καθώς και να υπάγονται στην ίδια εγκριτική απόφαση και αιτιολογία εισαγωγής που έχουμε επιλέξει. 

Κατά την φόρτωση του αρχείου γίνεται έλεγχος για τις διαθέσιμες θέσεις της εγκριτικής απόφασης καθώς και για πιθανά σφάλματα (π.χ. ο υπάλληλος ανήκει ήδη στη ΔΠ, ο ΑΦΜ υπάγεται και σε άλλη εγκριτική απόφαση, ο ΑΦΜ δεν βρέθηκε στο μητρώο κ.λ.π). Η εφαρμογή ενημερώνει τελικά ποιοι θα προστεθούν στο σύστημα ως Εκκρεμείς Προσλήψεις.

Κατά την έξοδο σας οι υπάλληλοι τίθενται «υπό πρόσληψη» και δεν εμφανίζονται στη διαχείριση του προσωπικού σας αλλά στην εφαρμογή «Προσλήψεις». Για την ολοκλήρωση των προσλήψεων ακολουθήστε της οδηγίες όπως αυτές ορίζονται στην εφαρμογή «Προσλήψεις».

Έκτακτο προσωπικό χωρίς εγκριτική απόφαση:

  • ΕΡΓΑΣΙΑΚΗ ΣΧΕΣΗ (Είναι προεπιλεγμένη με βάση την αρχική σας επιλογή εισαγωγής)
  • Αιτιολογία (Επιλέγουμε την αιτιολογία για την οποία προσθέτουμε τον απασχολούμενο)
  • Κατηγορία Προσωπικού (οδηγός για την επιλογή ορθότερης κατηγορίας)
  • Ημερομηνία διορισμού / Πρόσληψης ( Έναρξη Θητείας ή Σύμβασης Εργασίας)

Πατάμε «Αναζήτηση» για να επιλέξουμε από τον υπολογιστή μας το αρχείο excel το οποίο περιέχει τα στοιχεία των υπαλλήλων που θέλουμε να εισάγουμε. Να σημειωθεί ότι τα στοιχεία αυτά θα πρέπει να αφορούν υπαλλήλους που έχουν την ίδια εργασιακή σχέση με αυτή που έχουμε επιλέξει στην προηγούμενη οθόνη καθώς και να υπάγονται στην ίδια κατηγορία προσωπικού, να έχουν την ίδια αιτιολογία εισαγωγής αλλά και την ίδια έναρξη και λήξη της Θητείας / Σύμβασης τους. Κατεβάστε το Υπόδειγμα Excel από εδώ

Κατά την ολοκλήρωση της διαδικασίας εισαγωγής οι υπάλληλοι έχουν προστεθεί πλέον στο δυναμικό του φορέα σας. Καλείστε να συμπληρώσετε τα στοιχεία της καρτέλας των υπαλλήλων που μόλις εισάγατε μέσα από την εφαρμογή της Διαχείρισης Προσωπικού και να τα ενημερώσετε.

Μετακίνηση υπαλλήλου

Επιλέγεται για κάθε περίπτωση προσθήκης υπαλλήλου ο οποίος ανήκει σε άλλο φορέα και πρόκειται να μεταταχθεί, μετακινηθεί ή μεταφερθεί στο φορέα μας).

Στην επόμενη οθόνη συμπληρώνουμε το ΑΦΜ και το επώνυμο του υπαλλήλου που πρόκειται να μεταταχθεί, μετακινηθεί ή μεταφερθεί στο φορέα μας.

Στη συνέχεια θα εμφανιστούν οι πιθανοί φορείς προέλευσης ώστε να επιλέξετε από ποιόν αιτείσθε την μεταφορά, μετάταξη ή μετακίνηση. Συμπληρώνετε την αιτιολογία που αιτείσθε την ενέργεια αυτή καθώς και την κατηγορία προσωπικού που θα εντάξετε τον υπάλληλο αλλά και την πιθανή ημερομηνία ισχύος αυτής.

Μόλις η Διεύθυνση Προσωπικού που ανήκει τώρα ο υπάλληλος εγκρίνει την αίτηση σας, ο υπάλληλος θα προστεθεί στη Διεύθυνσή σας και θα ενημερωθείτε για αυτή μέσω μηνύματος. Μέχρι τότε η ενέργεια έχει περαστεί στο Ιστορικό ενεργειών ως «εκκρεμής Μετάταξη».